إنشاء شركة تنظيم المؤتمرات تعد من أهم وأكثر المجالات التي تشهد حالة من النمو الكبير في العالم. وعند تأسيس هذه الشركة تتمكن من تقديم وتنظيم المؤتمرات بطريقة جيدة وإبداعية حيث تعمل على تحسين ثقافة الشركات وتسعى إلى عدة خدمات مميزة جدًا منها تنظيم المؤتمرات والاحتفالات وغيرها من المهام المختلفة التي تقوم بها الشركة. لذلك أنت تحتاج إلى إعداد دراسة جدوىشركة تنظيم المؤتمرات يساعدك على الإلمام بذلك المشروع والتعرف على المهام المطلوبة والتنظيمات المطلوبة التي تساعد على إتمام مشروعك باحترافية شديدة. إعداد دراسة الجدوى يسهم في تنفيذ المشروع باحترافية وتعمل على تنظيم المؤتمرات هو عمل شاق، إلا أنك لست أول من واجهه، الأمر كله يتعلق باتباع بعض الخطوات المحددة.

وصف المشروع

تقوم دراسة المشروع على تحديد المكان المخصص إلى إنشاء الشركة، وكذلك معرفة العديد من العقبات المحتملة وتحديد كافة عمليات التنفيذ المختلفة التي ترصد لك حجم التمويل الذي تحتاجه إلى ذلك المشروع، بجانب القيام بعمل العديد من التحليلات التسويقية المناسبة والتي تسهم في نجاح مشروعك بطريقة مميزة جدًا.

تفاصيل المشروع

يعتمد المشروع على عدة تفاصيل هامة جدًا تسهم في نجاح الفكرة من عدمها. فلابد من إعدادها بالطريقة المميزة التي تضمن لك التعبير الجيد عن مشروعك. جيث يتم إعدادها وفقًا للحالة التسويقية المميزة. بالإضافة تحديد الجوانب المالية والفنية اللازمة لذلك المشروع.

معرفة موضوع المؤتمر:

كل مؤتمر كبير يحتاج إلى موضوع، ما هي الرسالة الموحدة التي سيقدمها المتحدثون، وما هو الهدف الأساسي لحضور المؤتمر؟

الموضوع أكثر من مجرد فكرة حاشدة لجمع المشاركين؛ بل هو طريقة لإرشادك خلال جميع خطوات التخطيط وتوجيه عملية الترويج، من تصميم شعار إلى عمل إعلانات على وسائل التواصل الاجتماعي إلى طباعة الملصقات، والكتيبات، وغيرها من الخطوات الهامة.

قم بتجميع فريقك:

لن تقوم بتنظيم مؤتمر كامل بنفسك، تحتاج إلى فريق كامل لمساعدتك، فالمهمة ليست سهلة. ستحتاج إلى فريق متخصص من الأشخاص لتولي مسؤولية الجوانب المختلفة للتخطيط والمفاوضات والترويج، من المحتمل أن يشتمل فريقك الأساسي بشركة تنظيم المؤتمرات على:

هل تبحث عن دراسة جدوى لمشروعك؟

احصل على دراسة جدوى تفصيلية لمشروعك، دراسة مالية، فنية، تسويقية، يقوم بالدراسة مجموعة من الخبراء والمتخصصين يساعدونك على دراسة مشروعك باحترافية كبيرة.

الاسم

البريد الالكتروني

رقم الجوال

تواصل معنا

هل لديك استفسار؟

فريقنا جاهز للرد على كافة استفساراتك

واتس اب

اتصل بنا

ارسال رسالة

فريق التخطيط:

تكون مسئوليته اختيار مكان المؤتمر، وتوفير السكن، وتنظيم الأنشطة، وكذلك اختيار المطاعم.

فريق الإدارة:

إعداد الموازنة، وتسجيل الحضور، ومبيعات التذاكر، سيكون هذا الفريق أو الشخص أيضًا نقطة الاتصال الرئيسية للأسئلة المتعلقة بالمؤتمر.

فريق التسويق:

تكون مسئوليته الاتصال بالوسائط المختلفة وإنشاء مواد ترويجية وإدارة موقع الويب الخاص بشركتك والمدونة وأنشطة منصات التواصل الاجتماعية.

فريق الرعاة:

المسؤول عن تأمين الرعاة للمؤتمرات، والتقدم بطلب للحصول على المنح وجمع التبرعات، (مناسب فقط للمؤتمرات التي تعتمد على مصادر خارجية للتمويل).

بالإضافة إلى فريق المساعدة في جميع الأنشطة في الموقع في يوم المؤتمر: تنظيم الدخول، مراجعة التذاكر، وتتبع قائمة الضيوف، وإدارة خزانة الملابس، وتوجيه الأشخاص، ستكون مهمتك الرئيسية هي تنسيق الفريق وتحديد الأولويات وتفويض المهام.

حجز مكان المؤتمر:

بمجرد معرفة تاريخ إنعقاد المؤتمر، يُمكنك البدء في البحث عن الأماكن المتاحة التي تتوافق مع متطلباتك.

بشكل عام، قد تنقسم الأماكن إلى ثلاث فئات:

• الحرم الجامعي: يعد الموقع الأنسب للمناسبات الأكاديمية الصغيرة والرخيصة نسبيا للتأجير.
• الفنادق: تحتوي هذه المرافق عادة على مرافق مخصصة للمؤتمرات وتقديم الطعام، إنها أفضل خيار متعدد الإمكانات، نظرًا لأنها توفر مساحة مخصصة للإقامة والاجتماع، ولكنها تميل إلى أن تكون الخيار الأكثر تكلفة.
• أماكن مستقلة: تتضمن هذه الفئة جميع أنواع الأماكن الأخرى التي يمكنها استضافة المؤتمرات.

لكن تكلفة المكان ليست سوى جزء واحد من اللغز. فيما يلي بعض العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند البحث عن المكان المناسب:

الحجم:

• حجز مكان صغير جدًا يجعل الحضور مضغوطين في غرفة صغيرة فكرة سيئة. وبالمثل، فإن تأمين مكان ضخم لحشد متواضع نسبيًا لن يضر بالميزانية فحسب، بل سيعطي شعورًا بالفراغ وسوء الحضور.

الموقع:

• من الأفضل اختيار موقع منعزل إلى حد ما حتى يتمكن المشاركون من التركيز بشكل أفضل على المؤتمر نفسه، ويشعرهم بالاسترخاء.

التسهيلات:

• هل تتوفر بالمكان التسهيلات اللازمة والتصميم المناسب وأنماط غرف الاجتماعات المناسبة لاحتياجاتك؟

الإقامة:

• هل توجد أماكن للإقامة أم هناك فنادق قريبة؟

تقديم الطعام:

• هل يتم تقديم الطعام بالمكان أم أنك بحاجة إلى البحث عن مطعم قريب؟

النقل:

• ما مدى سهولة قيام المشاركين بالسفر إلى المكان بواسطة وسائل النقل العام؟ هل توجد أماكن كافية لركن السيارات لمن يقود السيارة؟

الجوانب الفنية:

• هل يوجد في الموقع معدات تكنولوجيا المعلومات، والصوت، والفيديو المناسبة؟ ستحتاج إلى شاشات عرض وميكروفونات والعديد من أماكن الشحن للمشاركين وبالطبع شبكة Wi-Fi قوية.

إعداد الميزانية ودراسة الجدوى:

• سواء تم تمويل مشروعك من جهات خارجية أم أكتفيت بتمويله بنفسك. فسيتعين عليك وضع ميزانية. تحتاج إلى معرفة كيف يتم كسب أموالك وكيف يتم إنفاقها.
• تشمل التكاليف المتوقعة لمشروعك: تكاليف موقع ومباني شركتك، وسائل النقل، رواتب وأجور الموظفين والعمال، التسويق، الضرائب، وغيرها.

ويفيد إعداد دراسة جدوى لمشروعك في تحديد التكاليف المتوقعة بدقة وموضوعية، وتحديد جهات التمويل لمشروعك، وما إذا كنت بحاجة إلى ممولين خارجيين، كما تحدد دراسة الجدوى الأرباح المتوقعة لمشروعك، وعدد المنافسين لك في نفس المجال، ونقاط القوة والضعف لمشروعك.

خدمات المشروع:

• تنظيم المؤتمرات.
• تنظيم المعارض.
• تنظيم الندوات.
• تنظيم ورش العمل.

مميزات المشروع:

• تنوع الجهات التي تطلب هذه الخدمة.
• كثرة الطلب على هذه الخدمات.
• هامش ربح المشروع مضمون وكبير.

أدوات ومعدات المشروع:

• التجهيزات المكتبية لمقر المشروع.
• الحواسيب وأجهزة الاتصال الثابت.
• إنترنت قوي وثابت.
• أدوات البنية التحية.
• وسائل النقل.

متطلبات المشروع:

• مساحة مكتبية من أجل تنفيذ المشروع.
• الأدوات والمعدات المكتبية.
• حواسيب، وإنترنت ثابت.
• موقع إلكتروني ومنصات تواصل.
• الفريق الإداري والعمالة.

مراحل تنفيذ المشروع:

• اختيار مقر مناسب من حيث المساحة للمشروع في موقع حيوي مميز.
• البدء في تهيئة هذه المساحة التي يتم تنفيذ المشروع بها.
• تعيين العمالة التي تتمتع بالخبرة الكبيرة في تقديم الخدمة.
• شراء الأدوات والمعدات اللازمة لتنفيذ المشروع.
• عمل افتتاح والبدء في تقديم هذه الخدمات إلى الجمهور.

دراسة جدوى مشروع تنظيم المؤتمرات تتطلب الاستعانة بفريق عمل احترافي لديه الخبرات الكبيرة في ذلك المجال وهو ما نقدمه لك داخل شركة “بناء” فقط كل ما عليك القيام به هو التواصل معنا الآن.

أين مقر شركة بناء لدراسات الجدوى؟

المملكة العربية السعودية : الأحساء، الهفوف، حي المزروعية، أسبانيا: Rambla Catalunya 38, planta 8, Barcelona، مصر: 92 التحرير، الدواوين، عابدين، القاهرة